जहाजाने आणलेल्या मालाचा लेखा-जोखा ! (Out-turn Report)

जहाजाने आणलेल्या मालाचा लेखा-जोखा ! (Out-turn Report)
जगभर बंदराची कार्यक्षमता जोखण्याचे जे काही निकष आहेत त्यात महत्वाचा म्हणजे out-turn report. या रीपोर्ट मधे जहाजाने आयात केलेल्या मालाची सद्यस्थिती द्यायक द्यायची असते. जहाजातुन जो माल येतो त्याला त्याच्या आयातदाराप्रमाणे ठराविक क्रमांक मिळतो (item number). साधारण जहाज एकावेळी १०० ते ८०० आयटेम असतात. या सर्व मालाचे उतरल्यापासून ते सोडवणुकीपर्यंतचे विवरण जहाजाच्या एजंटाला ठराविक काळाने द्यावे लागते. ही क्रीया शेवटच्या आयटमचा ठावठीकाणा लागेपर्यंत चालू असते. याच रीपोर्ट वर मालक व एजंट यांचे हीशोब चूकते होतात, कस्टम खाते आधी घोषित केलेल्या व प्रत्यक्ष आणलेल्या मालाप्रमाणे आयातदारांवर कारवाई करते, त्यांना विविध प्रमाणपत्रे जारी करते. प्रगत बंदरात हा रीपोर्ट जहाज लागल्यापासून २१ दिवसात बनायचा आम्हाला लागायचे ३० ते ९० दिवस ! कारण हे काम पूर्ण manual होते. एकदा जहाजावरून माल उतरला की त्याला असंख्य पाय फूटतात ! त्याचा माग घेण्याची पद्धत खूपच कीचकट, वेळखाउ होती. लिखापढी करून करून बोटे झिजायची. या विभागात , CDO ( Central Documentation Office) काम करायचे म्हणजे भल्या-भल्यांना घाम फूटायचा !या कामासाठी १२० प्रथम वर्गाचे कारकून, त्यांच्या दीमतीला ६० दुय्यम वर्गाचे कारकून, त्यांना मदतीला अजून ४० जण असा अवाढव्य फौजफाटा असायचा ! तरीही या सगळ्यांना किमान १ ते २ तासाचा overtime द्यायला लागायचा !पेपर तर प्रचंड खर्ची पडायचा. या सर्व विभागासाठी दोन अधिकारी असायचे. out-turn काढताना अनेक गोंधळ व्हायचे व ते निस्तरणे हे ही अवघड होउन बसायचे ! संगणकीकरणात या विभागाला फक्त सोडविलेल्या व न सोडविलेल्या मालाची संगणकात आयटमनिहाय नोंदच फक्त करायची होती. ज्याचा काहीच माग लागत नाही त्यांना short landed जाहीर करणे व घोषणेपेक्षा जास्त आलेल्या मालाचे excess landed declaration करावे लागणार होते. सर्व संबंधितांना शिकवणे यातच काही महीने मोडले ! ते शिकले आणि लगेच त्यांची बदली झाली. परत शिकवण्या सुरू करायला लागल्या ! पण वर्षभरातच चांगला परीणाम दिसू लागला. पेनाचा वापर खूपच कमी झाला होता. वेळ , कष्ट सगळेच कमी झाले होते. सगळ्यात कठीण काम सगळ्यात सोपे वाटू लागले होते. माझी लोकप्रियता कमालीची वाढू लागली होती. निव्वळ मला बघायला तेव्हा माणसे येत ! काम सोपे झाले तरी त्याला लागणारे दिवस कमी करणे अजून बाकीच होते. सर्व points वरून माल सोडविल्याचे किंवा पडून असल्याची कागदपत्रे CDO च्या बटवारा विभागात यायलाचा ४ ते ७ दिवस लागायचे. त्याची जहाजाप्रमाणे विगतवारी लावून संबंधित क्लार्क ला देण्यास अजून दोन दिवस लागायचे. तेव्हा मी हा वेळ कमी करायचे ठरवले. आमची सिस्टीम off line होती ती on line करण्याचा मी एक प्रस्ताव सादर केला. त्यावर यथावकाश कारवाई होउन मंजूरी मिळाली. जिकडेचे काम तिकडच्या तिकडेच संगणकात नोंदवायचे ठरले. या साठी परत मोठ्या प्रमाणावर प्रक्षिक्षण देणे आलेच ! शिवाय मी एक manual सुद्धा बनविले. त्यात अगदी संगणक सूरू करण्यापासून बंद करण्यापर्यंत सर्व सूचना अगदी क्रमाने दिल्या होत्या ! या सर्वाचा फार चांगला परीणाम झाला. कर्मचार्यांनी पण प्रचंड उत्साह दाखविला आणि यशाची अवीट गोडी अनुभवता आली. साधारण दोन वर्षात CDO , 100 % संगणकीकृत झाले ! सध्या या विभागात फक्त २० माणसे काम करतात, अधिकारीसुद्धा पूर्णवेळ नाही. out-turn अवघ्या २१ दिवसात finalise होतो. एका पैचाही over-time द्यावा लागत नाही ! आमच्या प्रयत्नांना अनेक बंदरांच्या प्रतिनीधींनी भेट देउन दाद दिली, अनेक परदेशी लोक सुद्धा कौतुक करून गेले. पुढे ISO 9001 प्रमाणपत्र मिळण्यासाठी याचा खूपच उपयोग झाला !