फाइलला पाय कसे फूटतात ?

मी 1986 मध्ये मुंबई पोर्ट ट्रस्ट मध्ये गोदी विभागात कामाला लागलो. निम-सरकारी संस्था असूनही फाइल वा लाल फीतीशी माझा अगदी अध्यक्षांच्या कार्यालयात बदली होईपर्यंत संबंध आला नव्हता. त्या आधी 12 वर्षे संगणक विभागात असताना सुद्धा माझा बहुतांश भर पेपरलेस वरच होता. अगदी सुरवातीला फिल्ड वर्क असल्याने “रात गयी बात गयी” असेच काम चालायचे. समोर असेल ते काम तेव्हाच उडवले की चौकशी झाली तरी अगदी काल काय केले ते आठवत नाही असे बिनदीक्कत सांगता यायचे. नवीन जागी मात्र सगळे व्यवहार फायलीमार्फतच होतात ! फाइल चालते, हलते आणि बोलतेसुद्धा ! मला सुरवातीला हा प्रकार खूपच जड गेला. फाइल आली का ? इथपासून केव्हा गेली, कोणाकडे गेली, शेरा काय मारला आहे असे अनेक प्रश्न मला फेस करावे लागले. मी येण्या आधी एका रजिस्टर मध्ये नवी फाइल / पत्र आल्यावर तिला नंबर देवून ती कोणाकडून आली, त्या विभागाचा संदर्भ कमांक, विषय व साहेबाची सही व शेरा असल्यास तो नोंदवल्यावर ती परत केव्हा पाठविली त्याची रकान्याप्रमाणे लिखीत नोंद असे. रजिस्टर मध्ये बघून फाइल संबंधीच्या चौकशांना उत्तर देणे खूपच वेळकाढूपणाचे, किचकट होते. तेव्हा मी सगळ्यात आधी त्याचे एक्सेलीकरण केले. त्या मुळे काहीही इनपुट मिळाला / टाकला तरी फाइलचा ट्रॅक शोधणे सोपे झाले. अशा प्रकारच्या सर्व चौकशा मी सेकंदात उडवू लागल्यावर अनेकांना मी न बघताच ठोकून देत आहे वाटू लागले होते ! अर्थात मग सर्वच विभागात ही पद्धत राबविली गेली. पण तरीही काही फाइलचा पत्ता लागत नसे तो नसेच ! फोनवर चौकशी करणारा “दोन दिवसापुर्वीच तुमच्या कार्यालयात पाठविली, नाही कसे म्हणता ?” असे विचारीत मला फैलावर घेत असे. कधी कधी “संगणकात बघून मारे सांगता फाइल दोन दिवसापुर्वीच पाठविली, मग अजून ती कशी मिळाली नाही ?” अशीही झाडाझडती होत असे. यापेक्षा गंभीर प्रकार म्हणजे फाइल आल्याचीच मुळात संगणकात नोंद नसे तर कधी ती आमच्याच कार्यालयात असल्याचे संगणक दाखवे पण ती प्रत्यक्षात साहेबाच्या टेबलावरच नसे ! एवढे सगळे करून सुद्धा टीकेचे धनी व्हायला लागते म्हणून मी खूपच अस्वस्थ झालो होतो. फाइलचे होते तरी काय ? या प्रश्नाने माझी झोप काही काळ तरी उडविली होती. फाइल साहेवाच्या टेबलावरूनच गुल होणे भयानक होते कारण सायबाला फाइल कोठे गेली असे विचारायची सुद्धा सोय नसे !

शेवटी मी या प्रश्नाला भिडायचे ठरविले. फाइल पाठविली आहे असे छातीठोकपणे सांगणार्याला आधी मी ती फाइल घेतल्याची सही दाखव असे सांगू लागलो. फाइल थेट आमच्याकडे येणार होती की दूसर्या विभागातुन आमच्याकडे येणार होती ते सुद्धा विचारू लागलो. बहुतेक न मिळणार्या फाइल एकतर मला दिलेल्याच नसत किंवा दूसर्याच विभागात असून त्या आमच्या कार्यालयात पोचल्याच नसल्याचे समजत असे. माझा अर्धा ताप कमी झाला. फाइल आम्ही पाठवून सुद्धा न मिळणे – याचे कारण बहुतेकदा ती फाइल संबंधित विभाग प्रमुखाच्या कार्यालयात पडून असे हेच होते. कधी कधी साहेबच एका विभागाची फाइल दूसर्या विभागाकडे, जसे कायदा वा अर्थ खात्याच्या अभिप्रायासाठी पाठवित व ज्याची फाइल आहे तो ती मिळत नाही म्हणून बोंब मारे. मग आम्ही अशी नोंद संगणकात ठेवू लागलो व मूळ विभाग प्रमुखाच्या पीएला फोन करून त्याची माहीती देवू लागलो. आता फाइल गहाळ होणे हे प्रकार बरेच आटोक्यात आले तरीही अध्यक्षांच्या टेबलावरून फाइल गुल होण्याचे प्रकार मधून मधून होतच होते ! अशीच एक गुल झालेली फाइल महीन्याभराने नवीन टाचणासह पुन्हा माझ्या टेबलावर दिसताच मला भूताटकीचाच प्रकार वाटला. तपास केल्यावर कळले की साहेबानीच त्या विभागप्रमुखाला बोलावून ती फाइल अधिक माहीतीसाठी परत केलेली होती. मी मग सर्व विभागप्रमुखांना भेटून अशी थेट फाइल आणल्यास कृपया मला कळवित जा अशी विनंती केली. साहेबाच्या रूमबाहेर असलेल्या शिपायांना कोणीही अधिकारी रीकाम्या हाताने केबिनमध्ये गेला आणि फाइल घेवून बाहेर पडला तर लगेच आम्हाला कळवायला सांगितले. मग तशी वर्दी मिळताच आम्ही लगेच त्या विभागप्रमुखाला गाठतो व फाइलची नोंद अपडेट करतो !

काही विभाग कार्यालये पार माझगाव वा वडाळ्याला आहेत. अशा ठीकाणी दिवसातुन फक्त दोनदाच बटवडा होत असे व फाइल न मिळण्याचे ते एक मुख्य कारण असे. अनेकदा विभागप्रमुख फाइल डीसपॅचने पाठवू नका, आमचा शिपाई पाठवतो त्यालाच द्या असे सांगतात. अशा फाइल आम्ही वेगळ्या ठेवायचो व त्या शिपायाकडे द्यायचो. मी नवीन असताना यातलीच एक फाइल गुल झाली. काही महिने तपास करून सुद्धा ती सापडली नाही तेव्हा डुप्लिकेट फाइल बनवून तिच्यावर मंजूरी घेण्यात आली. सहा महिन्याने मी एक फाइल बंद करण्यासाठी एक मोठे पाकिट घेतले तेव्हा त्यात आधीच एक फाइल दिसली. लापता झालेलीच ती फाइल होती ! बहुदा मी आधी ती फाइल डीसपॅचने पाठविण्यासाठी पाकीटात भरून ठेवली असावी मी नसताना ती कोणी शिपाई न्यायला येणार असा निरोप मिळायावर वेगळी ठेवली ती तशीच राहून गेली असणार ! मग मात्र आम्ही हे प्रकार बंद केले व फाइल तडक डीसपॅच विभागात पाठवून हवी असेल तर तिकडूनच घ्या असे सांगू लागलो.


एकदा मात्र फारच गंभीर मामला घडला. टेंडरची एक फाइल काही केल्या सापडत नव्हती. संबंधित विभाग प्रमुख रोज फोन करून आम्हाला झाडत होता व आम्ही साहेब गेल्यावर त्यांची केबिन झाडून ती फाइल शोधत होतो. अनेकांना फोन करून झाले, प्रत्यक्ष भेटून झाले पण काहीही थांगपत्ता लागत नव्हता. आमची विश्वसनीयताच धोक्यात आली होती व कारवाईची टांगती तलवार लटकत होतीच. अचानक सतर्कता विभागाच्या प्रमुखानी फोन केला व माझ्या विभागाचा काहीही संबंध नसलेली फाइल तुम्ही मला का पाठविलीत म्हणून फायरींग चालू केली. या फाइलमुळे मी संपूर्ण आठवडा हैराण आहे असे आम्हालाच सुनावले. आम्ही ताबडतोब माफी मागून ती फाइल आणायला शिपायाला पिटाळले. आम्ही शोधत होतो ती फाइल तीच होती ! सतर्कता विभागाच्या काही फाइल गोपनीय असतात व साहेब स्वत:च त्या पाकीटात भरून सील करून त्या विभागाला पाठवितात. अशाच एका फाइलबरोबर ती फाइल बंदोबस्तात बाहेर पडली होती !

आमच्याकडे जी पत्रे येतात, साधारण दिवसाला 40 ते 50, जसे आयातदार, निर्यातदार, जहाज मालक वा त्यांचे प्रतिनीधी, केंद्र सरकारचे जहाज मंत्रालय व इतर खाती, आम्ही कारवाईसाठी साहेबांच्या सहीने संबंधित खात्याकडे पाठवितो. मूळ प्रत त्या कार्यालयाला जाते व तीची एक प्रत आमच्या रेकॉर्डला असते. या ओसी प्रतींमुळे सुद्धा मी खूप त्रासलो होतो. अनेकदा संबंधित विभाग आमची प्रत हरविली आहे असे सांगून आमच्या ओसी वरून दूसरी प्रत मागायचा. मला अनेकदा आमची ओसीच मिळत नसे ! असे प्रकार वरचेवर घडू लागल्याने मी चांगलाच धास्तावलो. एकदा एकाने असेच एका ओसीची प्रत मागितली व मी ती सापडत नाही असे नम्रपणे सांगताच आमची फोनवरच जुंपली. तुम्हाला द्यायची नसेल तर सरळ नाही सांगा पण सापडत नाही असे खोटे का सांगता ? या त्याच्या वाक्याने मी भडकलो व उगाच आरोप करू नका म्हणून सुनावले त्यावर त्याने काल श्रॉफने ओसी आहे म्हणून सांगितले आज तुम्ही नाही म्हणून सांगता याचा अर्थ काय ? असा उलट जाब विचारला. त्या दिवशी श्रॉफ आला नव्हता म्हणून मी त्याचा ड्रावर उघडला व माझे डोळेच विस्फारले ! मला ज्या ज्या ओसी सापडत नव्हत्या त्या सगळ्या त्या खणात विश्रांती घेत होत्या. ओसीची प्रत हवी असल्याचा फोन श्रॉफला आल्यावर तो लगेच ती ओसी आपल्या ताब्यात घ्यायचा व कामाच्या धावपळीत प्रत काढायचे विसरूनच जायचा. कधी प्रत काढायचा पण ओसी जागेवर ठेवायला विसरायचा. ती ओसी मात्र त्याच्या खणात तशीच पडून रहायची, पुढच्या वेळी मी फोन घेतल्यावर ती मला कशी सापडणार ? आता ओसी मिळत नसली की मी आधी श्रॉफचा ड्रावर उघडतो !

आता मात्र मी ठामपणे सांगू शकतो की निर्जीव असलेली फाइल / प्रत्र कधीच हरवत नसतात, त्यांना पाय सुद्धा फुटत नाहीत. ती सांभाळणारी माणसे मात्र सोयीप्रमाणे त्यांना हरवितात वा शोधून काढतात ! आता “आदर्श”ची फाइल कोठे असेल ते मात्र मला विचारू नका !